În activitatea notarială, actele autentice notariale se întocmesc într-un singur exemplar original, care se păstrează în arhiva biroului notarial. Părților li se pot elibera, la cerere, duplicate, în numărul solicitat, acestea având aceeași forță probantă ca și originalul și, după caz, aceeași valoare de titlu executoriu.
📜
Regim juridic
Ce reprezintă duplicatul

Duplicatul eliberat la autentificarea actului reprezintă redarea fidelă a conținutului actului notarial și a încheierii de autentificare, cu excepția semnăturii părților și a notarului public, fiind menționate doar numele și prenumele fiecărui semnatar.

Atunci când actul constată o creanță certă, lichidă și exigibilă, duplicatul constituie, asemenea originalului, titlu executoriu.

Cine poate solicita procedura
  • 👤
    Părțile actului pot solicita eliberarea duplicatului.
  • ⚖️
    Solicitarea poate fi formulată și de reprezentantul legal sau convențional.
  • 📂
    Pot cere duplicatul și succesorii părților.
  • 🔎
    De asemenea, îl poate solicita orice persoană care justifică un drept sau un interes legitim.
🏛️
Competență notarială
Cine poate elibera duplicatul

Eliberarea duplicatelor de pe înscrisurile notariale poate fi efectuată numai de notarul public care deține în arhiva sa originalul actului, aceasta reprezentând o excepție de la competența generală.

Precizare: procedura se întemeiază pe regula arhivării exemplarului original în biroul notarial instrumentator, ceea ce asigură continuitatea și siguranța circuitului actului autentic.
📑
Situații particulare
Rectificare, revocare sau anulare
  • 1
    Dacă actul a fost rectificat, solicitantului i se eliberează duplicat atât după conținutul actului, cât și după încheierea de rectificare.
  • 2
    Dacă actul a fost revocat sau anulat total ori parțial, notarul public nu poate elibera duplicat de pe acesta.
⚖️
Diferențe esențiale
Duplicatul eliberat la autentificare vs. duplicatul eliberat ulterior
  • Duplicatul eliberat în ziua autentificării are aceeași dată și același număr de autentificare ca originalul semnat de părți.
  • Pentru duplicatul eliberat la autentificare nu se percepe onorariu notarial suplimentar.
  • Duplicatul eliberat ulterior poartă o dată ulterioară întocmirii actului și un număr distinct.
  • Pentru eliberarea ulterioară se percepe onorariu distinct.
  • Procedura ulterioară de eliberare a duplicatului se înregistrează și se arhivează separat.
🛡️
Avantaj major: păstrarea unui singur exemplar original în arhiva biroului notarial reduce semnificativ posibilitatea falsificării înscrisurilor notariale care poartă semnătura părților.
Observație: sistemul întocmirii actului autentic într-un singur exemplar original se regăsește și în alte state europene, precum Franța, Belgia, Italia sau Germania, fiind considerat un mecanism eficient de siguranță juridică.